Administrasi

Arsiparis Teliti, Semua Dokumen Tersusun Rapi

Oleh : Intan Marhani

Ilustrasi arsiparis

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 di dalam Bab I Pasal I, dikatakan bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Sedangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sehingga dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan dalam mengelola arsip yang berbentuk dokumen-dokumen, mulai dari kegiatan penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan, dan pemusnahan.

Kearsipan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dan diperlukan karena setiap instansi/organisasi pasti mempunyai dokumen yang jumlahnya setiap hari akan semakin bertambah. Misalnya dalam kegiatan administrasi, kearsipan  sangatlah dibutuhkan, karena arsip merupakan sumber ingatan didalam suatu instansi/organisasi.  Saat melakukan kegiatan kearsipan dibutuhkan adanya suatu keahlian khusus dan penggunaan sistem tertentu agar mempermudah saat penemuan kembali arsip yang telah disimpan. Sedangkan untuk arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sebaiknya arsip tersebut dimusnahkan.

Tidak semua orang bisa melakukan kegiatan kearsipan, hanya orang-orang tertentu saja yang memang memiliki kemampuan dan bisa untuk mengelola arsip. Sebelum melakukan kegiatan kearsipan, tentunya arsiparis (sebutan untuk orang yang mengelola arsip) harus menyiapkan peralatan-peralatan kearsipan yang diperlukan terlebih dahulu. Misalnya, menyiapkan map arsip (bisa berbentuk stopmap folio sampai hanging folder) sebagai tempat dokumen, membuat guide sebagai penanda dokumen, menyiapkan rak sortir (bila perlu), dan menyiapkan lemari arsip/filing cabinet untuk menyimpan arsip secara keseluruhan.

Saat melakukan kegiatan kearsipan, tahap pertama yang harus dilakukan seorang arsiparis yaitu meneliti tanda pada dokumen yang tertera, apakah dokumen tersebut sudah boleh disimpan atau belum. Kemudian jika dokumen tersebut sudah boleh disimpan arsiparis akan memberikan kode penyimpanan untuk dokumen tersebut. Kode ini biasanya ditentukan oleh instansi/organisasi yang bersangkutan. Langkah selanjutnya yaitu arsiparis harus memisah-misahkan dokumen tersebut sesuai dengan bagiannya. Kemudian arsiparis harus menyimpan/memasukkan dokumen tersebut kedalam map yang telah disediakan sebelumnya.  Saat melakukan tahap ini, arsiparis harus memperhatikan kode yang tertera pada dokumen agar bisa disesuaikan dengan guide yang ada. Langkah terakhir yang dilakukan arsiparis dalam kegiatan kearsipan adalah menyimpan dokumen tersebut ke dalam filing cabinet. Langkah terakhir ini sangatlah mudah namun membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi karena dalam menyimpan arsip harus sesuai dengan sistem kearsipan yang ada. Sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip bisa diurutkan berdasarkan abjad, tanggal, nomor, wilayah, atau subjek yang kodenya diambil sesuai informasi yang tertera pada dokumen. Dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi biasanya akan dimusnahkan melalui beberapa metode seperti dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dengan cairan kimia khusus. Jika penerapan langkah-langkah kearsipan dilakukan dengan benar, maka akan tercipta dokumen yang tertata rapi dan mudah ditemukan saat dibutuhkan kembali.